เราสองสามคน

เราสองสามคน เราสองสามคน เราสองสามคน เราสองสามคน เราสองสามคน เราสองสามคน เราสองสามคน เราสองสามคน เราสองสามคน

ใบความรู้ วิชา งานธุรกิจ (ง 30202)

เรื่อง งานสำนักงาน

2.1 การติดต่อประสานงานและการใช้บริการทางธุรกิจกับหน่วยงานของภาครัฐบาลและเอกชน

การติดต่อสื่อสาร หมายถึง การที่มนุษย์ส่งข่าวสารถึงกัน โดยอาศัยวิธีการสื่อสารเป็นเครื่องติดต่อ

ประเภทของการบริการสื่อสาร การบริการสื่อสารที่ผู้เรียนควรรู้จัก มีดังนี้

1. บริการไปรษณีย์ เป็นบริการสื่อสารขั้นพื้นฐานที่ทุกคนรู้จักและคุ้นเคยมานาน บริการไปรษณีย์มีหลายประเภทที่นิยมใช้ เช่น จดหมาย พัสดุไปรษณีย์ เป็นต้น

2. บริการการเงิน เป็นบริการรับฝากเงินไปจ่ายให้แก่ผู้รับ โดยการสื่อสารแห่งประเทศไทย ทำหน้าที่เป็นตัวกลางโดยเสียค่าบริการที่ประหยัด

3. บริการโทรคมนาคม เป็นบริการทางด้านการขนส่งข่าวสาร ข้อความภาพ หรือเสียง ทางโทรคมนาคม บริการโทรคมนาคม บริการโดยการสื่อสารแห่งประเทศไทย

4. บริการสื่อสารอื่น ๆ นอกเหนือจากบริการสื่อสารที่กล่าวมาแล้ว ยังมีหน่วยงานของภาครัฐบาลและเอกชนให้บริการอีกหลายประเภทที่สำคัญ ได้แก่ อินเตอร์เน็ต ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

2.2 การจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ

เอกสารทางธุรกิจ หมายถึง เอกสารต่าง ๆ ที่ทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร อาจจะเขียนขึ้นเองในลักษณะของจดหมาย พิมพ์เป็นแบบฟอร์ม เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับสินค้า เป็นต้น เพื่อใช้ประโยชน์ในการค้าระหว่างประเทศ เพื่อให้เกิดความเป็นธรรม ใช้คุ้มครองสิทธิแก่ผู้ลงทุน ใช้ประกันการขอเครดิต เพื่อใช้เป็นหลักฐานในกาตรวจสอบของกรมสรรพากร และการเรียกร้องค่าเสียหาย

ประเภทของเอกสารทางธุรกิจ แบ่งได้ดังนี้

1. เอกสารการเครดิตและการเงิน ได้แก่ เช็ค ตั๋วแลกเงิน ตั๋วสัญญาใช้เงิน ใบหุ้น พันธบัตร เป็นต้น

2. เอกสารการซื้อและขายสินค้า หรืออกสารการค้า เช่น ใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน

3. เอกสารการขนส่ง เช่น ใบรับสินค้าขึ้นเรือ ใบตราส่งสินค้า สัญญาเช่าหมาเรือ

4. เอกสารการประกันภัย ได้แก่ ใบคำทำเอาประกัน กรมธรรม์ประกันภัย เป็นต้น

5. เอกสารการนำเข้าและการส่งอออก เช่น ใบขนขาเข้า ใบตราส่ง ใบรับของจากท่าเรือ

การจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ

เอกสารทางธุรกิจมีความสำคัญ จะต้องมีการเก็บเอกสารให้เป็นระบบ เพื่อให้ค้นหาสะดวก หยิบใช้ได้ง่ายและใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงกรณีที่มีปัญหาเกิดขึ้น

วิธีการจัดเก็บเอกสาร ที่นิยมใช้กัน คือ

1. การเก็บตามลำดับตัวอักษร ชื่อบริษัท ห้าง ร้าน

2. การเก็บเอกสารตามตัวเลข โดยใช้ตัวเลขแทนชื่อบุคคล บริษัท ห้าง ร้าน

3. การเก็บเอกสารตามชื่อเรื่อง

4. การเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์ ใช้ชื่อสถานที่ ประเทศ จังหวัด อำเภอ เป็นหน่วยจัดเก็บ

2.3 การใช้เครื่องใช้สำนักงานและการบำรุงรักษา

เครื่องใช้สำนักงาน หมายถึง เครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงาน ที่จัดทำขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกสบายในการปฏิบัติงานสำนักงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องคำนวณเลข โทรศัพท์ โทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร และเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น การเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงาน ชนิดใด ขนาดเท่าไร ขึ้นอยู่กับขนาดและความจำเป็นของแต่ละธุรกิจ

ความสำคัญและประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน คือ ทำให้งานมีความถูกต้อง แม่นยำ ลดความผิดพลาด ลดต้นทุนในการทำงาน ช่วยให้งานเสร็จด้วยความรวดเร็ว เรียบร้อย สวยงาม และทุ่นแรงผู้ปฏิบัติ ลดความเมื่อยล้า

การบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงาน อาจทำได้ 3 วิธี คือ

1. เรียกใช้บริการเป็นครั้งคราว

2. ทำสัญญารับบริการจากผู้จำหน่ายโดยตรง

3. ศึกษาวิธีการบำรุงรักษาจากหนังสือคู่มือการใช้

2.3 การนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานธุรกิจ

ปัจจุบันหน่วยงานธุรกิจจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีมาใช้ในงานธุรกิจ เพื่อช่วยในการปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและสะดวกขึ้น ดังนี้

1. งานพิมพ์เอกสาร โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีด

2. งานฐานข้อมูล ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อรวบรวม ประมวลผล บันทึกและจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ

3. งานติดต่อสื่อสาร โดยใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการติดต่อสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูลทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน โดยต่อพ่วงกับเทคโนโลยีการสื่อสาร เช่น เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร และเทคโนโลยีสำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น

4. งานด้านการเงินและการบัญชี เช่น การนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการทำบัญชีเงินเดือน เป็นต้น